¿Cómo se hace un inventario físico con su sistema POS?

Todo comerciante ha vivido la misma escena. Un cliente pide un artículo, el POS dice que hay existencias, y no está en el estante, ni en la bodega, ni en el apartado. Que el inventario se desajuste es normal. Lo que diferencia a una tienda que se mantiene cerca de la exactitud de una que dejó de confiar en sus propias cifras es tener una rutina de conteo, y un software POS que haga el conteo lo bastante rápido como para que usted lo haga de verdad.

Esta es una guía práctica del inventario físico: por qué se desajustan las existencias, si conviene un conteo grande o conteos cíclicos, cómo prepararse, qué hacer con las diferencias que encuentre y qué preguntar a un proveedor de POS antes de decidirse.

¿Por qué se desajustan mis existencias?

El robo se lleva toda la atención, pero la mayor parte de la diferencia entre lo que dice el POS y lo que hay en el estante viene del roce del día a día:

• Errores al recibir mercancía. Una caja de doce se recibe como doce cajas, o como una unidad. Es la causa más común de diferencias grandes y repentinas.
• Artículos parecidos cobrados mal. Dos colores, dos tallas, dos sabores con nombres casi iguales. La venta queda bien en la caja y mal en el inventario.
• Devoluciones y cambios resueltos en el mostrador. El artículo vuelve al estante, la devolución nunca se registra, o se registra sobre otro artículo.
• Traslados entre sucursales. La mercancía viaja en el maletero de un coche y nadie lo anota.
• Uso interno, daños y muestras. Probadores, piezas tomadas para una reparación, roturas que se barren y se olvidan.
• Envíos incompletos del proveedor que nunca se corrigieron ni se acreditaron.

Ninguno de estos avisa. Usted se entera cuando va a reponer, o cuando tiene un cliente enfrente.

¿Conviene un conteo total o conteos cíclicos?

Los dos tienen sentido, pero responden preguntas distintas.

Un inventario físico total cuenta todo el catálogo, normalmente con la tienda cerrada. Contadores y bancos suelen pedirlo, y le da una base limpia del valor de sus existencias. La desventaja es evidente: es una jornada larga, casi siempre le cuesta horas de venta y, cuando termina el primer pasillo, el último ya se movió.

El conteo cíclico divide la tienda en secciones y cuenta unas pocas cada vez: un estante antes de abrir, una categoría en una tarde tranquila. Nadie cierra. Los errores aparecen semanas antes, cuando los documentos de recepción todavía están frescos y pueden explicarlos.

Para la mayoría de comercios independientes, la respuesta práctica es conteo cíclico como hábito y conteo total cuando su contador lo pida. Cuente con más frecuencia lo que rota rápido y lo de mayor valor. Un estante de accesorios que se vende todos los días merece más atención que una gaveta de repuestos que nadie ha tocado en meses.

¿Cómo me preparo para un conteo?

Casi todos los conteos malos ya estaban mal antes de que alguien tomara el lector. Prepare primero.

Limpie el catálogo. Una duplicados. Dé de baja lo que ya no vende. Si hay dos registros del mismo producto, el conteo nunca va a cuadrar.

Verifique que todo se pueda escanear. Un artículo sin código de barras obliga a buscar a mano, y ahí es donde se cuelan los errores. Imprima etiquetas para los huecos antes del día del conteo.

Cierre lo que esté en tránsito. Reciba las órdenes de compra abiertas. Termine las devoluciones pendientes. Decida cómo va a tratar los apartados, los artículos reservados y las unidades que están en el banco de reparación: cuéntelos y anótelos, o excluyalos siempre igual. Importa más la consistencia que la decisión.

Ordene los estantes. Lo igual junto a lo igual, frentes alineados, nada escondido detrás de otra cosa. Diez minutos de orden ahorran una hora de recuento.

Elija una ventana tranquila. Antes de abrir, después de cerrar, o congele una sección mientras el resto de la tienda vende. Contar un estante que los clientes están comprando en ese momento produce cifras que no podrá defender.

Explique la tarea a quien vaya a contar. Dígalo en voz alta: cuente lo que ve, no lo que espera ver. No corrija nada. No reponga durante el conteo.

¿Cómo debe ejecutarse el conteo?

Escanee, no escriba. Las cantidades y los códigos tecleados son la vía más rápida para convertir un conteo en una nueva tanda de errores.

Cuente por geografía física, no por el orden en que salen los artículos en un reporte. Trabaje un estante de izquierda a derecha y de arriba abajo, y pase al siguiente. Así siempre sabe dónde estuvo.

Use conteo ciego si su POS lo permite: quien cuenta no ve la cantidad esperada, así que no hay un número que lo jale. Cuando el personal ve la cifra esperada, los conteos cercanos tienden a volverse exactos.

En categorías de alto valor, ponga a dos personas: una cuenta y otra anota. Después recuente solo los artículos con diferencia, no toda la sección.

Y registre quién contó qué y cuándo. Cuando una diferencia es realmente rara, la primera pregunta útil es quién tenía el lector.

¿Qué hago con las diferencias?

Una lista de diferencias no es una lista de ajustes por hacer. Es una lista de pistas. Si aplica cada ajuste sin preguntar por qué, obtiene un inventario ordenado y el mismo problema el trimestre siguiente.

Empiece por las diferencias de mayor impacto en valor y revise a los sospechosos habituales en este orden:

1. Historial de recepción. ¿El artículo se recibió por caja, por unidad, o de las dos formas? Una diferencia que es múltiplo exacto del empaque casi siempre es un error de recepción.
2. Ventas de artículos similares. Si a una variante le falta y a su gemela le sobra lo mismo, alguien cobró la equivocada.
3. Traslados. ¿Salió mercancía a otra sucursal sin documento?
4. Escondites físicos. Vitrina, bodega, banco de reparación, cuarto del personal, la caja debajo del mostrador.

Solo entonces aplique el ajuste, con un motivo asociado. Después de unos cuantos conteos, esos motivos forman un patrón: una categoría que se merma, un proveedor que envía incompleto, un turno en el que las devoluciones no se registran. Ese patrón vale más que el ajuste.

¿Cómo funciona el conteo si tengo más de una sucursal?

Cada sucursal necesita sus propias existencias y sus propios conteos. Un conteo en su segunda tienda no debería tocar las cifras de la primera, y la mercancía en tránsito entre ambas tiene que estar visible en alguna parte, o aparecerá como faltante en un extremo y como sorpresa en el otro.

Antes de un conteo con varias tiendas, cierre los traslados para que nada quede en el aire. Cuente las sucursales el mismo día si puede, o al menos antes de que la mercancía vuelva a moverse entre ellas. Y confirme que puede leer las diferencias por sucursal, porque un total de la empresa esconde justo a la tienda que tiene el problema real. Si está comparando sistemas para varios puntos de venta, nuestra comparativa multisucursal entra más a fondo en precios y reportes por ubicación.

¿Qué debo preguntar a un proveedor de POS sobre los conteos?

En las demostraciones, el conteo es fácil de pasar por alto y caro de equivocar. Pregunte directamente:

• ¿Puedo contar una sección sin que el sistema asuma que todo lo no contado quedó en cero?
• ¿Puedo guardar un conteo a medias y retomarlo mañana?
• ¿Pueden contar varias personas a la vez?
• ¿Admite conteo ciego?
• ¿Puedo revisar un reporte de diferencias antes de que algo se aplique al inventario?
• ¿Hay un historial que muestre quién contó y quién aprobó el ajuste?
• ¿Sirve el lector que ya tengo para contar? (Vea nuestra guía sobre reutilizar hardware.)
• ¿Agregar un segundo dispositivo o una cuenta más de empleado para la noche del conteo cambia mi factura?

Esa última pregunta sorprende a muchos. Bastantes sistemas cobran por caja registradora o por empleado, así que lo sensato —un par de dispositivos extra en manos del personal durante una hora— cuesta dinero. PHP Point Of Sale no cobra por registradora ni por empleado, así que reforzar el equipo para un conteo es una decisión operativa, no de facturación. Si el costo por caja está definiendo su lista corta, nuestro análisis para comercios independientes explica qué comparar.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo contar?

Cuente sus artículos de mayor rotación y mayor valor en ciclos cortos, y la cola larga muy de vez en cuando. Un punto de partida razonable es una sección por semana, ordenada de modo que lo que rota rápido vuelva a tocarle seguido y lo lento se cuente al menos una vez al año. La frecuencia importa menos que no saltarse el hábito.

¿Tengo que cerrar la tienda para contar?

No, para conteos cíclicos. Cuente una sección antes de abrir, o congele un pasillo mientras el resto de la tienda vende. Un conteo total es más fácil con las puertas cerradas, pero si cuenta secciones con regularidad necesitará el conteo total con menos frecuencia.

¿Qué es un conteo ciego y realmente importa?

Un conteo ciego oculta la cantidad esperada a quien cuenta. Importa porque ver el número esperado empuja a la gente hacia él, sobre todo cuando está cansada. Toma el mismo tiempo y produce cifras en las que puede confiar.

¿Debo contar todo o solo lo que se vende?

Todo, tarde o temprano: la mercancía muerta sigue en su balance y sigue ocupando estante. Pero no todo con la misma frecuencia. Concentre el esfuerzo en lo que se mueve y en lo que vale dinero.

¿Quién debe contar, el personal o el dueño?

El personal puede contar. El dueño o el encargado debe revisar las diferencias. Separar quien cuenta de quien aprueba es un control básico, y además es el momento en que usted aprende algo de su proceso en lugar de solo corregir un número.